Cara Menyertakan Informasi Kontak dalam Surat Lamaran

Daftar Isi

Surat lamaran yang baik tidak hanya sekadar memperkenalkan diri kepada manajer perekrutan dan menunjukkan bahwa Anda dapat mengikuti arahan. Surat lamaran bisa di ibaratkan sebuah promosi penjualan yang menyoroti keterampilan dan kualifikasi terpenting Anda dan membantu Anda menonjol dari pesaing.

Namun, surat lamaran yang ditulis terbaik dan paling persuasif sekalipun tidak akan ada gunanya jika Anda melakukan satu kesalahan: Gagal menampilkan informasi kontak Anda di tempat yang tepat, dan Anda akan kehilangan perhatian pembaca sebelum Anda mendapat kesempatan untuk membuat mereka terkesan lebih jauh.

Elemen Informasi Kontak dalam Surat Lamaran

Anda harus menambahkan detail identitas utama tentang diri Anda baik saat Anda menyiapkan surat lamaran tertulis maupun melalui email.

Catatan

Dalam hal surat tertulis, Anda juga harus menyertakan informasi tentang penerima.

Informasi Anda (baik untuk surat tertulis maupun email) harus menunjukkan:

• Nama: Tambahkan nama lengkap Anda.
• Alamat jalan: Sebutkan alamat tempat tinggal Anda saat ini.
• Lokasi: Sertakan juga kota, negara bagian, dan kode pos Anda.
• Nomor telepon: Sebutkan nomor yang paling mudah dihubungi.
• Alamat email: Ini hanya diperlukan untuk surat lamaran tertulis. Untuk surat lamaran email, email itu sendiri berfungsi sebagai catatan alamat email Anda. Pastikan untuk menyertakan nama pengguna profesional untuk informasi kontak email Anda, sebaiknya berupa nama atau inisial Anda.
• Metode kontak yang disukai: Tunjukkan cara tercepat untuk menghubungi Anda dari pilihan yang tersedia yang Anda berikan—baik itu nomor telepon seluler atau informasi kontak email.

Informasi penerima Anda (hanya disertakan dalam surat lamaran tertulis) harus mencakup:

• Nama: Ini harus berupa nama lengkap penerima jika Anda memilikinya. Jika perlu, periksa situs web perusahaan atau LinkedIn untuk mengetahui nama manajer perekrutan. Jika Anda tidak dapat menentukan nama kontak, gunakan nama departemen dalam informasi kontak. Misalnya, "Yang terhormat Manajer Perekrutan."
• Judul: Tambahkan jabatan penerima—misalnya, "Manajer Penjualan".
• Perusahaan: Sebutkan nama perusahaan penerima.
• Alamat: Sertakan alamat perusahaan penerima.
• Lokasi: Tambahkan kota, negara bagian, dan kode pos perusahaan penerima.

Catatan

Mencantumkan nama manajer perekrutan dalam surat lamaran tertulis dapat membantu surat tersebut sampai lebih cepat kepada mereka, terutama jika perusahaan mereka kewalahan dengan surat.

Cara Memformat Informasi Kontak dalam Surat Lamaran

Tempat Anda meletakkan informasi bergantung pada apakah Anda menyiapkan surat lamaran tertulis atau melalui email. Namun, urutan umum informasinya sama saja dalam kedua kasus tersebut.

Letakkan Informasi Kontak di Bagian Atas Surat Lamaran Tertulis

Jika Anda menulis surat lamaran untuk dicetak dan dikirim, atau dipindai dan diunggah ke papan pekerjaan , tambahkan informasi tentang bagaimana calon pemberi kerja dapat menghubungi Anda di bagian atas surat.

Ikuti format surat bisnis standar. Cantumkan informasi kontak Anda terlebih dahulu di kiri atas dokumen. Gunakan spasi tunggal dan font yang konsisten, dan format sebagai blok teks. Cantumkan nama, alamat jalan, kota, negara bagian dan kode pos, nomor telepon, dan alamat email Anda pada baris terpisah dengan spasi tunggal.

Tambahkan spasi, lalu tambahkan tanggal surat, nama penerima, jabatan, perusahaan, alamat, serta kota, negara bagian, dan kode pos pada baris terpisah dengan spasi tunggal.

Berikut contoh format informasi kontak untuk pelamar dan perusahaan yang dituju.

Informasi Kontak dalam Surat Hard Copy

Nama Anda
Alamat Anda
Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos
Anda Nomor Telepon Anda
Alamat Email Anda

Tanggal

Nama Penerima
Jabatan Penerima Alamat
Perusahaan Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos

Sisipkan Informasi Kontak di Bagian Bawah Surat Pengantar Email

Gaya bisnis standar untuk komunikasi email berbeda karena ukuran perangkat tempat penerima melihat surat mungkin tidak memungkinkan pemindaian visual cepat dari teks lengkap seperti yang dilakukan selembar kertas. Daripada mencantumkan informasi kontak Anda di bagian atas, sertakan dalam tanda tangan Anda. Jangan sertakan informasi kontak pemberi kerja.

Tanda tangan Anda juga dapat menghilangkan alamat jalan dan lokasi Anda jika Anda mau. Namun, Anda harus mencantumkan nama dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat menyertakan tautan yang relevan ke profil sosial Anda, seperti situs web bisnis atau profil LinkedIn Anda. Tautan ini dapat membantu Anda untuk menunjukkan otoritas di bidang Anda dan menunjukkan status Anda dalam profesi Anda.

Berikut contoh templat untuk informasi kontak dalam email:

Informasi Kontak dalam Tanda Tangan Email

Nama Anda
Nomor Telepon Anda
Alamat situs web Anda (portofolio atau URL profil LinkedIn)

Grafik kecil seperti logo perusahaan dapat diterima di tanda tangan Anda, tetapi hindari gambar besar yang mengganggu teks. Buat grafik tetap sederhana dan profesional.

Cantumkan Metode Kontak Pilihan Anda di Isi Surat Lamaran

Karena Anda akan mencantumkan lebih dari satu metode kontak di bagian atas atau bawah surat, penting untuk menunjukkan metode kontak pilihan Anda di teks utama surat. Hal ini memudahkan penerima untuk menghubungi Anda di sumber yang akan Anda periksa. Oleh karena itu, metode kontak pilihan Anda haruslah yang paling sering Anda periksa.

Jika Anda mengirimkan surat lamaran tertulis dan sering memeriksa email setiap hari, Anda dapat menulis, “Anda dapat menghubungi saya selama jam kerja di alamat email di atas” di akhir surat sebelum tanda tangan. Dalam pesan email, akhiri dengan kalimat ini: "Saya berharap dapat mendengar kabar dari Anda. Jangan ragu untuk menghubungi saya di nomor telepon seluler saya yang tertera pada tanda tangan di bawah ini." Dengan cara ini, penerima tidak akan ragu untuk menghubungi Anda.

Simpan Informasi Kontak di Template

Sebaiknya gunakan format dasar yang sama di atas setiap kali Anda membagikan informasi identitas Anda dalam surat atau email. Jika Anda lebih suka mengirim surat lamaran melalui email, simpan setiap templat dalam sebuah file, lalu salin dan tempel ke dalam surat lamaran sesuai kebutuhan. Jika info kontak Anda berubah, Anda hanya perlu memperbaruinya di satu tempat.

Menggunakan templat informasi kontak yang konsisten akan memastikan bahwa Anda terhindar dari kesalahan yang dapat mengakibatkan terputusnya komunikasi dan meningkatkan peluang untuk mendapat tanggapan tentang pekerjaan impian Anda.

Contoh Surat Lamaran Kerja

Tinjau contoh surat lamaran untuk berbagai pekerjaan dan dapatkan templat yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat Anda sendiri.

Poin-poin Utama

• Terlepas dari apakah Anda mengirim surat lamaran melalui pos atau email, penting untuk menampilkan informasi kontak Anda di tempat yang menonjol.
• Dalam surat tertulis, ikuti format surat bisnis standar dan letakkan informasi kontak Anda di bagian atas halaman, diikuti dengan tanggal dan detail kontak penerima.
• Dalam pesan email, sertakan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan alamat email, di tanda tangan email Anda.
• Menggunakan templat dapat membantu Anda memastikan bahwa rincian kontak Anda disertakan dalam setiap surat lamaran yang Anda kirim ke calon pemberi kerja.